Cómo pueden beneficiarse los procesos empresariales de la firma electrónica
¿Qué pasaría si pudiera evitar el tedioso proceso de conseguir la firma de un contrato en persona y empezar a trabajar hoy mismo? Las empresas tienen mucho que ganar tanto desde el punto de vista de la eficiencia como de la productividad con las firmas electrónicas (e-signatures). Las firmas pueden obtenerse fácil y rápidamente de todos los actores clave de una organización, y ayuda a las empresas a seguir cumpliendo con las normas y reglamentos que rigen su sector.
La firma electrónica puede utilizarse para innumerables tipos de documentos, desde la gestión ejecutiva, los recursos humanos hasta los documentos de venta. Dado que tanto la legislación federal como la estatal aceptan que las firmas electrónicas tengan la misma credibilidad que las manuscritas, las empresas tienen mucho que ganar con la adopción de la nueva tecnología.
¿Qué es exactamente una firma electrónica?
Una firma electrónica puede consistir en un archivo de audio de la voz del firmante, una representación gráfica de la letra de una persona en un archivo JPEG o un procedimiento exclusivo del firmante. La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de Estados Unidos (ESIGN) define la firma electrónica como «un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado a un contrato u otro registro y adoptado por una persona con la intención de firmar un registro». Siempre que se mantenga la máxima seguridad e integridad, la firma electrónica presenta numerosas ventajas.
Ventajas de la firma electrónica
1. Reduce los costes totales. Anualmente se copian o imprimen cerca de 30.000 millones de documentos en Estados Unidos. Los expertos estiman que cada firma, después de copiar, escanear, encaminar, archivar y localizar los documentos perdidos, cuesta 6,50 dólares cada una. Cada empleado firma aproximadamente 500 documentos al año. El coste total por empleado se convierte en 3.250 dólares. Una gran empresa de 100.000 empleados o más podría ahorrar millones con la firma electrónica.
2. Reduce los costes asociados a la impresión. Los gastos asociados a la impresión pueden llegar a ser desorbitados. Los costes de papel, tinta y desgaste pueden reducirse con la firma electrónica. Muchas empresas ecológicas están utilizando la firma electrónica en un esfuerzo por salvar el medio ambiente. El uso de menos papel y tinta ayudará a estos esfuerzos.
3. Reduce los costes asociados a la entrega. Los costes de entrega se reducen cuando los documentos pueden circular electrónicamente. Las empresas también ahorran dinero en el trabajo físico necesario para entregar los documentos en la empresa para su firma. Cuando las empresas ahorran dinero, el ahorro puede reinvertirse en los productos o servicios prestados.
4. El seguimiento mejora la eficiencia empresarial. Los procesos empresariales mejoran cuando se puede realizar un seguimiento de los documentos en cada fase del proceso de firma. En todo momento, la parte originaria sabrá dónde se encuentra el documento y cuánto tiempo está tardando cada persona en leer y firmar el documento. La productividad mejora cuando los procesos se agilizan y son eficientes.
5. Ahorra tiempo. Las empresas ahorran tiempo al hacer circular los documentos a través de una organización de forma electrónica. No se necesita una persona física para la entrega. Como es más fácil enviar un documento electrónico que por correo, esto ahorra tiempo a los ocupados ejecutivos.
6. Menos posibilidades de pérdida. Los documentos electrónicos tienen menos posibilidades de perderse o ser vistos por ojos no autorizados si están codificados durante la entrega. Un documento en papel puede ser visto por el mensajero o perderse durante el proceso de circulación. El proceso de firma en papel es ineficiente y tiene una mayor propensión al desastre.
7. Fácil de almacenar y registrar. Todos los documentos firmados pueden almacenarse para su uso futuro. Si surge una disputa o es necesario verificar el cumplimiento, puede recuperarse electrónicamente. El almacenamiento electrónico ahorra espacio físico.
8. Sello de seguridad. Cuando un documento se firma electrónicamente, el documento no puede ser alterado sin que sea evidente para la parte que lo origina. El documento perderá su validez si el contenido se altera después de la firma del documento.
Impulsar el negocio con la firma electrónica
Muchas empresas están migrando a la firma electrónica para ahorrar tiempo, dinero y proteger el medio ambiente. El software asociado bien vale el gasto inicial si se compara con el ahorro de costes futuros. Además, los proveedores suelen ofrecer sus servicios en régimen de pago por uso. Al adoptar una solución de firma electrónica, su empresa no sólo pone en marcha sus planes de negocio, sino que contribuye a reducir los residuos y la cantidad de material que hay que recoger, transportar y procesar.