Características principales de un buen sistema de gestión del tiempo para la pequeña empresa
Los propietarios de pequeñas empresas entienden que no pueden permitirse perder el tiempo. Hacen todo lo posible por aprovechar las oportunidades no aprovechadas.
La gestión del tiempo es una cuestión extremadamente importante para una pequeña empresa. Pero muchas empresas descuidan este hecho y prefieren gastar sus recursos de tiempo en la planificación de diferentes actividades en lugar de invertir fondos en la creación o adopción de una solución de gestión del tiempo que funcione sin problemas y aumente la eficiencia del negocio.
Los propietarios de empresas a menudo no pueden gestionar su tiempo con éxito, y no proporcionan consejos de gestión del tiempo que también funcionen para sus empleados. Las pérdidas de tiempo conducen a pérdidas financieras, lo que hace imposible que una empresa alcance un nuevo nivel de éxito.
Para mejorar su rendimiento, las pequeñas empresas optan por sistemas de gestión del tiempo, ya que dichos sistemas pueden ayudarles no sólo a dirigir sus actividades, sino a automatizar diferentes tareas rutinarias, agilizar las operaciones, etc.
¿Cómo es una solución perfecta para la gestión del tiempo?
No existe una solución única que pueda satisfacer las necesidades de cualquier pequeña empresa. Pero los sistemas de gestión del tiempo que tienen éxito tienen algunas características comunes. Vamos a hablar de las características que debe tener un buen sistema de gestión del tiempo:
1. Sistema de control de asistencia
La principal ventaja de estas soluciones es que permiten a los directivos ver cuántas horas dedica cada empleado a sus tareas. Pueden estar seguros de que cada hora de trabajo se registra y se evita el robo de tiempo. Estos sistemas también pueden ser utilizados por los empleados para realizar registros de entrada y salida o por los directivos para controlar la asistencia. Permiten ver y evaluar la eficiencia de los empleados para recompensar a los buenos trabajadores y corregir los problemas de comportamiento de los malos o determinar el castigo adecuado si es necesario.
2. Sistema de gestión de la información del cliente
Al ser una práctica habitual de gestión de datos de clientes, este sistema puede formar parte de una solución de gestión del tiempo. Una pequeña empresa puede tener una gran base de clientes con la que trata de vez en cuando. A veces, los empleados tienen que buscar los datos de los clientes que utilizaron hace tiempo. Un sistema de gestión de información de clientes simplifica esa búsqueda. Los empleados no tienen que hurgar en los archivos y perder su tiempo, sólo tienen que introducir una consulta en el cuadro de búsqueda de un programa. El tiempo que ahorran al utilizar una solución de este tipo pueden dedicarlo a otras tareas.
3. Sistema de gestión de proyectos
Este sistema es vital para cualquier pequeña empresa que tenga más de un proyecto en marcha. Con él, los gestores del sistema pueden asignar tareas a los empleados, seguir el progreso de cada proyecto y cambiar la prioridad de un proyecto. Otras características importantes son la posibilidad de editar proyectos, añadir comentarios y observaciones, etc.
4. Sistema de autocontrol de los empleados
Este sistema puede convertirse en un asistente personal para los empleados, que verán todas las tareas y proyectos que tienen asignados. Podrán organizar estas asignaciones en el orden que deseen para aprovechar al máximo sus horas de trabajo.
5. Sistema de notificación
Hay al menos dos razones por las que este sistema debería integrarse en una solución de gestión del tiempo. En primer lugar, las notificaciones son importantes debido a la naturaleza humana: la gente tiende a olvidar diferentes cosas, sean importantes o no. A mi entender, siempre es mejor establecer notificaciones automáticas si hay tareas que se pueden olvidar. En segundo lugar, los gerentes pueden hacer cambios en las tareas de sus subordinados, y los empleados deben ser notificados de los cambios para completar las tareas con éxito.
6. Versión móvil
Hay varios miles de millones de usuarios de teléfonos inteligentes en todo el mundo y esta cifra sigue creciendo. Esto se traduce en un aumento de la popularidad de las aplicaciones móviles, que hoy en día son mucho más que un mero entretenimiento. Las aplicaciones móviles son muy utilizadas por las empresas para gestionar sus actividades. Teniendo en cuenta que un empleado puede tener algunas reuniones fuera de la oficina o estar de viaje de negocios, no siempre tendrá tiempo suficiente para acceder al sistema de gestión del tiempo a través del navegador para comprobar las tareas. En cambio, una aplicación móvil le dará acceso a todas las tareas las 24 horas del día.
Algunas funciones, como un sistema de autocontrol, pueden no requerir acceso a Internet, a menos que un empleado necesite enviar un informe al director.
7. Escalabilidad
Este es otro aspecto importante al que las empresas de desarrollo de software deberían atenerse. Los propietarios de las empresas quieren tener éxito, y por eso es importante tener una solución de gestión del tiempo que pueda ser utilizada por cualquier empresa.
Para resumir la historia, todos los seres humanos sufrimos de procrastinación. Y a veces nos olvidamos de cosas realmente importantes. La adopción de una solución de gestión del tiempo reducirá la procrastinación y permitirá a los propietarios de pequeñas empresas gestionar su tiempo y sus tareas de forma eficiente.