Asegurar el almacenamiento de documentos y los archivos
El archivo y la gestión de documentos, especialmente de forma segura, puede llevar mucho tiempo y costar a su empresa cientos, si no miles, de dólares al año sólo por hacerlo. Por desgracia, es algo que debe hacerse, especialmente si tiene años de información confidencial de clientes en sus archivos que simplemente no puede permitirse que caiga en manos equivocadas.
Espacio de oficina limitado
El almacenamiento de documentos, sobre todo si se trata de una empresa consolidada con varios años de archivos, puede ocupar mucho espacio que podría utilizarse para algo más útil, o si simplemente está pensando en reducir su tamaño. A menudo, el espacio de la oficina es limitado y la considerable cantidad de espacio que ocupa el almacenamiento de documentos puede ser una carga. Almacenar los documentos en otro lugar está muy bien, pero hay que asegurarse de que el lugar en el que se guardan, sobre todo si es fuera de las instalaciones, es tan seguro como si los guardaras tú mismo. No puedes arriesgarte a que la información confidencial caiga en manos equivocadas.
La seguridad es muy importante, tanto para usted como para sus clientes. También lo es un tiempo de respuesta rápido a cualquier consulta que puedan tener, por lo que asegurarse de que sus documentos se almacenan de manera que pueda satisfacer ambas necesidades es clave, especialmente cuando dicha información no está al alcance de la mano.
Por suerte, si necesita liberar espacio y almacenar sus documentos en otro lugar, existen empresas que ofrecen el almacenamiento y archivo de documentos, así como su recuperación. Si decide que esta es su opción, merece la pena investigar un poco sobre empresas de confianza en este campo.
Digitalización de los archivos
También existen otras opciones, como la digitalización de sus archivos. Hoy en día, desde nuestras facturas hasta nuestros extractos bancarios, incluso nuestros recibos de sueldo están ya digitalizados, pero a menudo somos tan descuidados con otros papeles y archivos importantes.
La fuga de documentos e información importante parece ser una de las noticias más frecuentes de los últimos tiempos, lo que ha puesto de manifiesto el preocupante hecho de que muchos de nosotros todavía no somos conscientes de la importancia de proteger el almacenamiento y los archivos de nuestros documentos. Cuando se trata de negocios, parece que romper con los viejos hábitos es a menudo muy difícil, especialmente cuando se trata de ir sin papel.
En lo que respecta a la digitalización de sus documentos (incluidos los archivados), además de los obvios beneficios ecológicos y los efectos positivos sobre el medio ambiente, también hay enormes beneficios en lo que respecta a la seguridad de la información privada.
Como puede ver, la importancia de asegurar el almacenamiento y los archivos de sus documentos es extremadamente importante, hoy más que nunca, y tanto si decide hacerlo simplemente recurriendo a una empresa externa de confianza, como si toma la decisión de digitalizarlos, hay muchas opciones disponibles.