Cómo elegir un asistente virtual para su negocio: ¿Agencia o Autónomo?
Una de las mayores preguntas que recibo de la gente en relación a la elección de una VA es «¿Debería contratar a un freelance o simplemente usar una de esas agencias?» Me río cuando oigo lo de «sólo». Eso es como decir «Mi coche está roto, ¿debería llevarlo a ese dudoso mecánico de patio de la calle o simplemente llevarlo a ese mecánico con licencia completa del concesionario local?».
Siempre recomiendo el uso de agencias de subcontratación a las personas que muestran interés en contratar un asistente virtual para su negocio. He aquí la razón.
¿Realmente quieres escuchar un montón de excusas cuando el trabajo no se hace bien, o esperar a ese autónomo cuando decide que necesita unas vacaciones, o de repente simplemente no tiene ganas de trabajar por un día, o por varios días?
A menos que…
Si no tienes más que tiempo libre para formar a alguien que has encontrado al azar en una lista de clasificados, un foro online o una plataforma de freelance como Elance o Freelancer.com, entonces puede que no necesites elegir una agencia. Hay varias joyas por ahí que se pueden encontrar, pero esas joyas están escondidas dentro de un páramo de pérdidas de tiempo que causarán más agravios de los que alivian.
En cualquier caso, si sólo necesitas un asistente ocasionalmente, o buscas a alguien que haga sólo un par de tareas sencillas como organizar tu correo electrónico o algunas otras tareas administrativas básicas, puede que las ventajas de utilizar una agencia no te resulten atractivas. El presupuesto también es un factor, pero ten en cuenta que una o dos malas contrataciones, que hacen perder mucho tiempo valioso o cometen errores que te cuestan dinero de verdad, también pueden hacer saltar el presupuesto rápidamente.
Sin embargo…
Si el tiempo es escaso (y la mayoría de los que buscan un asistente virtual o un equipo entran en esta categoría), lo único que tiene sentido es recurrir a una agencia de contratación online. Siempre que esa agencia venga muy recomendada, ofrezca precios competitivos y entienda el tipo de personal que buscas contratar.
Por ejemplo, algunos servicios contratan empleados sólo para la administración de la oficina; otros ofrecen diseñadores formados o representantes de atención al cliente con experiencia; otros se especializan en proporcionar asistentes formados y certificados en áreas como la transcripción médica/facturación y la contabilidad. Esto es sólo la punta del iceberg en lo que respecta al tipo de personal especializado que se puede encontrar para el trabajo virtual.
Así que una vez que uno entiende exactamente el tipo de trabajo que su VA va a hacer, puede buscar una agencia que ofrece VAs para hacer el trabajo como:
- Subir blogs o boletines de noticias por correo electrónico
- Responder a los correos electrónicos y crear listas de correo electrónico
- Transcriba notas de voz, conferencias telefónicas y mucho más
- Crear comunicados de prensa
- Ejecute su calendario y planifique su viaje
- Investigar
- Compilar datos en hojas de cálculo organizadas
- Gestionar las llamadas telefónicas desviadas cuando no estás disponible o estás fuera de la ciudad
- Editar vídeos
- Cualquier tarea que consuma mucho tiempo o sea repetitiva
- Ayudarle a contratar a otros empleados haciendo una investigación preliminar de los candidatos
- Codificación
- Redactar y distribuir comunicaciones empresariales estándar
- Preparar presentaciones
- Contabilidad
- Facturación
- Gestione sus cuentas en las redes sociales
- Coordinar con los proveedores
- Hacer pedidos de nuevos suministros
Y mucho más. Sueña con una tarea y es probable que haya una VA a la que se le pague por hacerla ahora mismo.
Una agencia de empleo que se gane la confianza y la lealtad de sus clientes asumirá prácticamente todos los riesgos asociados a la contratación y gestión de un equipo virtual. Hacen la mayor parte de la formación y las pruebas. Si no puedes trabajar con el primer asistente que te envíen, seguirán enviándote candidatos hasta que estés satisfecho. Si tu asistente desaparece repentinamente en mitad del día o de un proyecto concreto en el que estás trabajando, la agencia asume la carga de volver a cubrir ese puesto.
Otra gran ventaja es el seguimiento de las tareas. Las mejores agencias tendrán un portal web seguro en el que tú y tu VA os registraréis para comunicaros. La mayoría tendrá un software de seguimiento de tareas integrado que permite al subcontratista ver exactamente lo que su asistente está haciendo minuto a minuto, como el software o los documentos que tiene abiertos en su escritorio, y los sitios web que está visitando. El seguimiento del tiempo es muy valioso si la VA recibe un pago por hora, pero también es bastante revelador de la ética de trabajo de un asistente determinado que recibe un pago por tarea.
¿Cuánto vale tu tiempo?
Si se opta por la opción de los autónomos, hay muchos problemas potenciales con los que personalmente no quiero lidiar. Incluso pagaré una prima por los servicios de una agencia si es necesario, porque no tengo tiempo para perseguir a asistentes sin escrúpulos que salen disparados del radar de repente, o a personas con cinco madres, tres padres y múltiples abuelos, cada uno de los cuales morirá repentina y trágicamente en los primeros meses de trabajo con tantas VAs autónomas. Tampoco elijo que me hagan perder el tiempo personas que dicen ser capaces de lograrlo todo, pero que a la hora de la verdad no saben la diferencia entre Ymail y Gmail.
Si buscas una experiencia realmente excepcional y sin fisuras, te recomiendo que eches un vistazo a la gente de 24/7 Virtual Assistant. Nunca me han tratado mal. Su personal es siempre agradable para trabajar, a tiempo todos los días, disponible para la comunicación durante mi horario de trabajo, y no requieren capacitación en las cosas básicas que espero como el uso de Windows Office Software, Photoshop, y Thunderbird.
Sin embargo, si sigues pensando que ir con un freelance de 2 dólares la hora vale la pena el gasto de tiempo añadido (y a veces, financiero) de trabajar con desconocidos, te deseo la mejor de las suertes. No cabe duda de que hay más que unos cuantos buenos por ahí. Lo difícil es encontrarlos.
Todo se reduce a lo que vale tu tiempo…