Consejos para aumentar la productividad en la oficina
Tanto si diriges un negocio desde casa como si trabajas en una gran oficina, necesitas estar bien organizado y concentrado si quieres ser lo más productivo posible.
Lo ideal es que el entorno de tu oficina esté preparado para trabajar contigo e impulsar la productividad, no en tu contra. Aquí tienes cinco consejos que te ayudarán a organizarte y a disfrutar de un día de trabajo.
Papel en todas partes
Se calcula que el ejecutivo medio pasa unas seis semanas al año buscando los papeles que necesita. Si esa investigación tiene visos de ser cierta en lo que a ti respecta, esos minutos perdidos cada día rebuscando en cajones y montones de papel para encontrar lo que quieres, pronto suman un montón de tiempo perdido.
A pesar del ideal de una oficina sin papeles, es un objetivo difícil de alcanzar. Una vez aceptado que probablemente siempre vas a tener que lidiar con una avalancha de papeles que aterrizan en tu mesa, tienes que encontrar una manera de organizarlos de forma eficiente.
Asegúrate de que cuentas con suficientes bandejas y armarios para archivar, para mantener el orden en lugar de desparramar el papeleo por tu ajetreado escritorio.
Un buen consejo sería organizar el papeleo en lo que no se ha procesado, como facturas, memorandos, etc., en un conjunto ordenado de bandejas listo para ser consultado más tarde. Todo lo que hayas leído y tratado, aléjalo de tu mesa y archívalo o tritúralo lo antes posible.
Al alcance de la mano
Pronto puede perder un valioso tiempo de trabajo cada día al levantarse regularmente para ir a buscar algún papel que necesita o para enviar un fax.
Si tiene un patrón de trabajo regular y tiene ciertas tareas que realiza cada día, intente organizar su oficina de forma que todo lo que necesite esté al alcance de la mano. Si tu mesa es lo suficientemente grande, utiliza algo como un clasificador de documentos o un sistema de archivo de sobremesa para que todo el papeleo esté bien archivado pero disponible al instante.
Intenta también organizar el espacio de tu mesa de manera que tengas espacio para un fax o una impresora si los utilizas con frecuencia.
Zonas de la oficina en casa
Cada vez somos más los que trabajamos desde casa, lo cual tiene sus ventajas, pero también presenta algunos retos.
Las restricciones de espacio pueden significar a menudo que su oficina tenga que duplicarse y utilizarse para otro propósito una vez que haya terminado su jornada laboral. Para poder trabajar con eficacia y disfrutar de una jornada productiva sin demasiadas distracciones, hay que crear zonas dentro de la habitación.
Tenga un espacio dedicado al trabajo y otro para la vivienda o el almacenamiento, y no intente nunca combinar las dos zonas ni dejar que se mezclen.
Utiliza los cajones de tu escritorio
La mayoría de los escritorios de oficina pueden acabar desordenados al tener una serie de piezas esenciales de equipamiento de oficina que ocupan un espacio valioso.
Intenta esconder tu material de oficina, como clips, grapadoras y todos los demás objetos que solemos acumular. Utiliza tus cajones y la bandeja archivadora que sueles encontrar en su interior, o consigue una de tu proveedor.
Estética tranquilizadora
Si estás rodeado de caos y desorden, esto puede afectar a tu mentalidad y dificultar tus posibilidades de ser todo lo productivo que podrías ser.
Un escenario clásico en muchas oficinas es ver una estantería que se ha convertido en el vertedero de todo lo que no puede encontrar un hogar adecuado o la última vez que tuvo que hacer una limpieza rápida de su espacio de escritorio.
Tómate un momento para organizar tus estanterías por categorías y para que todo parezca ordenado. Es tranquilizador ver que las cosas que te rodean están almacenadas de forma coherente y cuando todo parece tan fácil a la vista, te ayudará a sentirte más en control de tu entorno y probablemente también menos estresado.
Muy pocos de nosotros disfrutamos del lujo de tener suficiente espacio en nuestra oficina para hacer frente cómodamente a todo lo que necesitamos mantener allí.
Esto significa que hay que hacer concesiones y asegurarse de que el entorno inmediato esté lo más limpio y ordenado posible. Si consigues que todo esté en orden y sea fácilmente accesible, es casi seguro que aumentarás tus niveles de productividad.